Datenschutzhinweise zur Nutzung unseres KI-basierten Telefonassistenten

Um für Sie eine 24/7-Erreichbarkeit sicherzustellen – auch wenn unsere Mitarbeiter gerade im Kundengespräch oder unterwegs sind – setzen wir eine KI-gestützte Telefonassistenz ein.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist: SOBRAtec Ansprechpartner und Kontaktdaten finden Sie in unserem Impressum auf unserer Webseite.

2. Zweck und Art der KI-Verwendung (Hinweis gemäß EU AI Act)

Wir informieren Sie hiermit gemäß den Transparenzvorschriften der EU-KI-Verordnung darüber, dass Sie bei Nichterreichbarkeit unserer Mitarbeiter mit einem KI-System (Sprachassistent) interagieren.

Wir nutzen für diesen Service die technische Plattform fonio.ai der fonio GmbH aus Wien. Die KI dient dazu:

• Ihre Anliegen strukturiert zu erfassen.
• Automatische Zusammenfassungen für unsere Mitarbeiter zu erstellen, damit wir Sie gezielt zurückrufen können

Wichtig: Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Die KI erfasst lediglich Ihr Anliegen und fasst dieses zusammen; alle weiteren Schritte und Entscheidungen werden durch unsere Mitarbeiter getroffen.

3. Kategorien verarbeiteter Daten

Wenn Sie den Assistenten nutzen, erfassen wir folgende Daten:

• Name des Anrufers
• Telefonnummer des Anrufers (wenn übertragen bzw. bereitgestellt)
• Datum und Uhrzeit sowie die Dauer des Gesprächs
• Inhalt des Gesprächs, soweit Sie uns diesen freiwillig mitteilen
• Automatisch erstellte Gesprächsprotokolle oder Zusammenfassungen (Transkripte)
• Technische Metadaten (z. B. Verbindungsdaten)

4. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis folgender Grundlagen:

• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Unser Interesse besteht darin, einen reibungslosen 24/7-Support zu gewährleisten und Ihre Anfragen auch bei hoher Auslastung zuverlässig entgegenzunehmen.
• Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Soweit Ihr Anruf der Anbahnung oder Durchführung eines Auftrags dient (z. B. Beratung zu einem Treppenlift), erfolgt die Verarbeitung zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten.

5. Empfänger der Daten und Auftragsverarbeitung

Empfänger Ihrer Daten ist die fonio GmbH (Joanelligasse 5/16, 1060 Wien, Österreich) als Anbieter der Software fonio.ai. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen einer vertraglich vereinbarten Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Das bedeutet, dass der Dienstleister Ihre Daten streng weisungsgebunden und ausschließlich nach unseren Vorgaben auf Basis europäischer Datenschutzstandards verarbeitet.

6. Speicherdauer und Löschung

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist.

• Die automatische Löschung im System des Telefonassistenten erfolgt spätestens nach 30 Tagen.
• Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. steuerrechtliche Vorgaben bei erfolgtem Kauf) bleiben hiervon unberührt.

7. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber der verantwortlichen Stelle folgende Rechte nach der DSGVO:

• Recht auf Auskunft (Art. 15)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16)
• Recht auf Löschung (Art. 17)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)

Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu.